Mahnung per Brief versenden – rechtssicher, ohne Drucker

Veröffentlicht am 1. August 2026 · 5 Minuten Lesezeit

Eine unbezahlte Rechnung ist ärgerlich. Eine Mahnung per Brief ist dabei oft wirkungsvoller als eine E-Mail – sie signalisiert Ernsthaftigkeit und hinterlässt einen physischen Eindruck beim Empfänger. Wer keinen Drucker hat oder seinen Kunden professionell anschreiben möchte, nutzt Briefflink: PDF hochladen, Adresse eingeben, fertig – der Brief geht am nächsten Werktag raus.

Brief vs. E-Mail vs. Fax: Eine Mahnung per Brief signalisiert mehr Nachdruck als eine E-Mail und eignet sich besonders für mehrstufige Mahnprozesse. Wer den Zugangsnachweis für denselben Tag braucht, nutzt das Fax. Für die formelle, dokumentierte Mahnung ist der Brief per Einschreiben die beste Option.

Die drei Mahnstufen – wann welchen Brief?

Stufe 1

Zahlungserinnerung

Freundlich, sachlich. Hinweis auf offene Rechnung. Ohne Androhung von Konsequenzen.

Stufe 2

Mahnung

Bestimmt, klar. Verweis auf die Zahlungserinnerung. Neue Frist, Ankündigung von Konsequenzen.

Stufe 3

Letzte Mahnung

Formell. Fristsetzung. Ankündigung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnbescheid.

Alle drei Stufen können Sie als Brief über Briefflink versenden. Für Stufe 3 empfehlen wir das Einwurf-Einschreiben – der Zustellungsnachweis ist wichtig, wenn es danach zum Inkasso oder gerichtlichen Mahnverfahren kommt.

Musterschreiben: Mahnung per Brief

[Ihr Name / Firma] [Straße, PLZ Ort] [Empfänger Name] [Straße, PLZ Ort] [Ort], [Datum] Mahnung – Rechnung Nr. [XXXX] vom [Datum] Sehr geehrte Damen und Herren, trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] ist der Betrag von [Betrag] € aus unserer Rechnung Nr. [XXXX] vom [Datum] bislang nicht auf unserem Konto eingegangen. Wir bitten Sie, den ausstehenden Betrag bis zum [Zahlungsfrist] auf folgendes Konto zu überweisen: IBAN: DE[XXXXXXXXXXXXXXXXXX] Kontoinhaber: [Ihr Name / Firma] Sollte keine Zahlung bis zu diesem Datum erfolgen, sehen wir uns gezwungen, einen Inkassodienstleister einzuschalten bzw. einen gerichtlichen Mahnbescheid zu beantragen. Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Name, Funktion]

Tipp: Unterschreiben Sie das Schreiben, scannen Sie es als PDF und laden Sie es bei Briefflink hoch. So enthält der Brief Ihre Originalunterschrift – das unterstreicht die Seriosität und Verbindlichkeit des Mahnschreibens.

Was muss eine rechtswirksame Mahnung enthalten?

Name und Adresse des Gläubigers (Ihre Daten)
Name und Adresse des Schuldners
Bezug auf die ursprüngliche Rechnung (Datum, Nummer, Betrag)
Den noch offenen Betrag (ggf. zzgl. Verzugszinsen und Mahnpauschale)
Eine konkrete Zahlungsfrist
Ihre Bankverbindung (IBAN)
Angabe der nächsten Schritte bei Nichtzahlung

Mahnung per Einschreiben – wann ist das sinnvoll?

Wenn Sie die Mahnung als Grundlage für ein Inkassoverfahren oder einen Mahnbescheid nutzen wollen, brauchen Sie den Nachweis, dass der Schuldner das Schreiben erhalten hat. Das Einwurf-Einschreiben liefert genau das: Der Einwurf in den Briefkasten wird elektronisch erfasst und gilt als Zustellungsnachweis.

Bei Briefflink können Sie bei der Aufgabe direkt das Einwurf-Einschreiben (+2,50 €) auswählen. Sie erhalten den Einschreiben-Beleg per E-Mail, sobald der Brief bei der Post aufgegeben wurde.

Wie versende ich eine Mahnung mit Briefflink?

Mahnung als PDF erstellen: Nutzen Sie das Muster oben, Ihr eigenes Briefpapier oder eine Vorlage aus Word / Google Docs. Unterschreiben und als PDF speichern.
Bei Briefflink hochladen: Auf briefflink.de hochladen, Empfängeradresse eingeben.
Einschreiben optional wählen: Für Mahnungen der Stufe 2 und 3 empfehlen wir das Einwurf-Einschreiben.
Bezahlen und Versandbeleg sichern: Sie erhalten eine E-Mail mit Versandbeleg. Zusammen mit einer Kopie der Mahnung aufbewahren.

Häufige Fragen zur Mahnung per Brief

Wie viele Mahnungen muss ich vor dem Mahnbescheid schreiben?

Gesetzlich reicht eine Mahnung aus, um den Schuldner in Verzug zu setzen. Bei B2B-Verträgen tritt der Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB sogar automatisch 30 Tage nach Fälligkeit ein. Für den gerichtlichen Mahnbescheid ist keine vorherige Mahnung notwendig – sie stärkt aber Ihre Dokumentation.

Was kostet eine Mahnung per Brief über Briefflink?

Eine einseitige Mahnung als Standardbrief kostet ab 2,49 €. Mit Einwurf-Einschreiben ab 4,99 €. Kein Drucker, kein Briefumschlag, keine Briefmarke nötig.

Kann ich mehrere Schuldner gleichzeitig anschreiben?

Ja. Laden Sie für jeden Schuldner separat hoch und geben Sie die jeweilige Empfängeradresse ein. Der Versand erfolgt getrennt – jeder Brief mit eigenem Versandbeleg.

Mahnung jetzt versenden

PDF hochladen, Adresse eingeben – Briefflink erledigt den Rest.
Ab 2,49 €, optional mit Einschreiben-Nachweis.

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