Wer einen externen Dienstleister nutzt, um Briefe drucken und versenden zu lassen, überträgt dabei personenbezogene Daten: den Namen und die Adresse des Empfängers, manchmal auch den Briefinhalt. Das ist nach DSGVO erlaubt — aber nicht ohne Rahmenbedingungen. Was das konkret bedeutet und wie Sie dabei rechtssicher vorgehen, steht in diesem Artikel.
Sobald Sie ein Dokument bei einem Druckdienstleister hochladen, verarbeitet dieser personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Das nennt sich Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie bleiben der Verantwortliche — der Dienstleister wird zum Auftragsverarbeiter. Dafür brauchen Sie einen schriftlichen Vertrag.
Das klingt bürokratischer als es ist. In der Praxis bedeutet es: Der Dienstleister muss vertraglich zusichern, dass er die Daten nur für den vereinbarten Zweck nutzt, sie nicht weitergibt und nach Abschluss des Auftrags löscht.
Wichtig für die Praxis: Ein AVV ist nicht optional. Wer Briefe an Kunden, Mandanten oder Behörden über einen externen Dienst verschickt, braucht diesen Vertrag — unabhängig davon, wie klein das Unternehmen ist oder wie selten die Briefe verschickt werden.
Ja — und das überrascht manche. Der Postbrief gilt als datenschutzrechtlich sichere Kommunikationsform, weil er physisch und damit deutlich schwerer abzufangen ist als E-Mail. Befunde an Patienten, Mahnungen an Kunden, Bescheide von Behörden — all das darf per Brief versendet werden, ohne dass eine gesonderte Einwilligung des Empfängers nötig ist.
Die Frage ist nicht, ob Brief erlaubt ist — sondern ob der Dienstleister, der druckt und versendet, korrekt eingebunden ist.
Für bestimmte Berufsgruppen ist der Datenschutz beim Briefversand keine formale Pflichtübung — er ist Teil des beruflichen Selbstverständnisses. Notare unterliegen der notariellen Verschwiegenheitspflicht. Rechtsanwälte und Steuerberater versenden Mandantenpost, die höchste Vertraulichkeit erfordert. Wirtschaftsprüfer und Führungskräfte auf Geschäftsleitungsebene haben einen Anspruch auf diskrete Abwicklung, der über das gesetzliche Minimum weit hinausgeht.
Briefflink arbeitet explizit für diese Zielgruppen. Das bedeutet: kein anonymer Massendienstleister, kein Ticket-Support, kein System, in dem Ihre Post eine Nummer ist. Sondern ein persönlicher Ansprechpartner, der Ihre Anforderungen kennt — und ein technischer Prozess, der sicherstellt, dass Ihre Dokumente nach dem Druck sofort gelöscht werden.
PDFs, die Sie bei Briefflink hochladen, werden ausschließlich für die Druckaufbereitung verwendet. Nach dem Druck werden sie gelöscht. Briefflink verarbeitet keine Inhalte der Dokumente inhaltlich — der Brief wird als Bilddruck auf Papier ausgegeben. Zugriffsschutz und verschlüsselte Übertragung sind Standard.
Wer einen AVV benötigt — zum Beispiel weil die eigene Datenschutzbeauftragte oder der Steuerberater danach fragt — kann diesen bei Briefflink direkt anfragen. Er wird ausgestellt.
Briefflink stellt auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag aus. PDFs werden nach dem Druck sofort gelöscht, die Übertragung ist verschlüsselt.
Mehr zu Briefflink →