Eine Arztpraxis versendet mehr Briefe als die meisten anderen Kleinbetriebe. Patientenbriefe, Überweisungen ans Labor, Atteste für Behörden, Abrechnungsunterlagen für die Kassenärztliche Vereinigung, Korrespondenz mit Krankenkassen. Das ist kein Ausnahmefall, das ist Alltag. Und trotzdem steht in vielen Praxen noch ein Drucker in der Ecke, den die MFA befrankt und zum Briefkasten trägt.
Das muss nicht so sein.
Laborbefunde, Entlassungsbriefe aus dem Krankenhaus, Erinnerungsschreiben für Vorsorgeuntersuchungen — Dokumente, die nicht per E-Mail zugestellt werden dürfen oder sollen.
Kurzfristige Überweisungen, Facharztbriefe, Konsilschreiben — oft zeitkritisch und fristgebunden.
Bescheide, Gutachten für Versorgungsamt, Anträge an Krankenkassen, Widersprüche — hier ist der schriftliche Brief nach wie vor der rechtlich sichere Weg.
Selbstzahler-Rechnungen und Mahnschreiben, für die ein belegbarer Versandweg nötig ist.
Der eigene Drucker wirkt günstig. Toner und Papier kosten kaum etwas, daran hängt die Illusion. Was übersehen wird: Eine Medizinische Fachangestellte kostet als Arbeitgeber realistisch 25 bis 35 Euro pro Stunde. Wenn sie zehn Minuten mit Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Briefkasten beschäftigt ist, sind das 4 bis 6 Euro Personalaufwand — pro Brief.
Beim Concierge-Modell von Briefflink leitet sie das Dokument per E-Mail weiter. Das dauert 30 Sekunden. Der Rest passiert automatisch.
Der Preis ist vergleichbar. Die Zeitersparnis ist real. Und: Die MFA ist für Patientenbetreuung ausgebildet, nicht für Druckerlogistik.
Patientendaten sind besonders schützenswert — das steht fest. Deshalb fragen viele Praxen zu Recht: Dürfen wir überhaupt einen externen Dienst nutzen, um Patientenbriefe zu versenden?
Die Antwort: Ja — mit dem richtigen Vertrag. Wer einen Druckdienstleister für Briefversand nutzt, muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO abschließen. Darin wird geregelt, dass der Dienstleister die Daten nur für den Versandprozess nutzt, sie nicht weitergibt und nach Abschluss löscht.
Briefflink stellt einen AVV auf Anfrage aus. PDFs werden nach der Druckaufbereitung gelöscht. Es findet kein Zugriff auf Inhalte statt — das Dokument wird als Bild gedruckt.
Zur Klarstellung: Das Versenden von Befunden per Brief ist datenschutzrechtlich ausdrücklich zulässig — und gilt nach allgemeiner Rechtsauffassung als sicherer als unverschlüsselte E-Mail. Die häufige Praxis, Befunde aus Datenschutzgründen nur persönlich auszuhändigen, ist übervorsichtig und nicht gesetzlich gefordert.
Das, was für Arztpraxen gilt, gilt genauso für andere Berufsgruppen mit vertraulichen Postpflichten: Notare versenden beurkundete Dokumente und Vertragsabschriften. Rechtsanwälte und Steuerberater schicken Mandantenpost mit hoher Vertraulichkeitsstufe. Wirtschaftsprüfer korrespondieren mit Behörden und Prüfungsinstanzen.
All diese Professionen haben gemein: Sie brauchen keinen Self-Service-Portal-Anbieter, bei dem ihre Korrespondenz durch ein anonymes System läuft. Sie brauchen jemanden, der erreichbar ist, diskret arbeitet und auf Anfrage einen rechtssicheren Auftragsverarbeitungsvertrag ausstellt. Briefflink ist explizit für diese Anforderungen ausgelegt — kein Massenversand, kein Ticketsystem, sondern persönliche Abwicklung mit einem direkten Ansprechpartner.
Nicht jeder Brief braucht ein Einschreiben. Für Befundmitteilungen reicht der normale Brief. Für Mahnungen an säumige Privatpatienten oder für Widersprüche gegenüber Behörden empfiehlt sich das Einwurf-Einschreiben — der Einwurfscan der Deutschen Post ist als Zustellungsnachweis rechtlich anerkannt und deutlich günstiger als das Einschreiben Standard.
Kein Drucker, keine Briefmarken, keine Zeit am Briefkasten. AVV auf Anfrage. Werktags versendet innerhalb von 24 Stunden.
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