Büroservice, virtuelle Assistenz, Backoffice-Dienstleister – das Geschäftsmodell ist immer dasselbe: Sie erledigen Dinge für andere, die selbst keine Zeit oder kein Personal dafür haben. Schriftverkehr gehört fast immer dazu. Irgendwann muss ein Brief raus – eine Kündigung, eine Mahnung, ein Behördenschreiben. Und dann?
Der klassische Ablauf kostet Zeit, die Sie besser anderswo investieren könnten. Mit Briefflink gibt es einen direkteren Weg – einer, der auch dann funktioniert, wenn Sie zwanzig Briefe am Tag für zehn verschiedene Mandanten rausschicken.
Mandant schickt ein Dokument per E-Mail. Sie drucken es aus. Vielleicht muss noch unterschrieben werden – also entweder scannen und zurückschicken, oder warten. Dann Kuvert aufreißen, Brief falten, Briefmarke draufkleben. Dann: Briefkasten suchen oder zur Post fahren. Einschreiben? Nochmal extra anstellen.
Das klingt nach kleinen Einzelschritten. Zusammen addieren sie sich pro Brief auf 10 bis 20 Minuten. Wenn Sie als Büroservice fünf Briefe am Tag versenden, sind das schon anderthalb Stunden – für reinen Logistikaufwand ohne Mehrwert.
Und das skaliert nicht. Ein Drucker, der streikt. Eine Briefmarke, die ausgegangen ist. Eine Post, die samstags zu hat. Kleinkram, der professionellen Betrieb bremst.
| Dokumenttyp | Typischer Absender | Empfänger |
|---|---|---|
| Mahnungen | Selbstständige, kleine GmbHs | Schuldner |
| Verträge und Angebote | Freiberufler, Berater | Kunden, Auftraggeber |
| Behördenschreiben | Unternehmen aller Art | Finanzamt, Ämter, Berufsgenossenschaft |
| Vollmachten | Steuerberater-Mandanten | Behörden, Gerichte |
| Kündigungen | Privatpersonen, Unternehmen | Vermieter, Vertragspartner |
| Widersprüche und Einsprüche | Unternehmen, Selbstständige | Finanzamt, Sozialversicherungsträger |
| Allgemeine Geschäftspost | Alle | Kunden, Lieferanten, Partner |
Für viele dieser Fälle ist der Brief nach wie vor das richtige Medium – rechtlich sicher, nachweisbar, professionell. E-Mail reicht bei Mahnungen im dritten Anlauf oder beim Widerspruch gegen einen Steuerbescheid schlicht nicht aus.
Das Prinzip ist simpel: Mandant schickt das fertige PDF. Sie laden es bei Briefflink hoch, geben die Empfängeradresse ein, wählen den Versandtyp – fertig. Der Brief geht am nächsten Werktag raus. Kein Drucker nötig, kein Umschlag, keine Briefmarke.
Das hängt von Ihrem Volumen ab. Wenn Sie gelegentlich Briefe für einzelne Mandanten versenden, reicht der Einzelversand ab 2,49 €. Wer regelmäßig sendet – sagen wir, fünf oder mehr Briefe pro Woche – sollte sich das Business-Abo ansehen.
Das Business-Abo umfasst 20 Briefe im Monat. Weitere Briefe werden zu 1,79 € abgerechnet – das ist günstiger als jeder Einzelbrief ohne Abo und deutlich günstiger als Druck, Kuvert, Briefmarke und eigener Zeitaufwand zusammen.
Für Büroservice mit größerem Volumen oder wenn Einschreiben regelmäßig benötigt werden, ist das Concierge-Abo die richtige Wahl. Dort ist das Einwurf-Einschreiben im Preis inklusive – kein Aufpreis pro Brief, keine separate Buchung.
DSGVO und Auftragsverarbeitung: Wenn ein Büroservice Briefe für Mandanten versendet, verarbeitet er personenbezogene Daten dieser Mandanten. Das ist Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO. Beim Concierge-Abo ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) inklusive – das sichert Sie rechtlich ab und gibt Ihren Mandanten die Gewissheit, dass ihre Daten korrekt verarbeitet werden.
Nicht im Preis – obwohl der stimmt. Der eigentliche Vorteil ist Skalierbarkeit. Ob Sie für drei Mandanten arbeiten oder für dreißig: Der Prozess bleibt derselbe. Kein zusätzlicher Drucker, keine zweite Person für die Postlogistik, kein Engpass, weil gerade jemand krank ist.
Das erlaubt es, Briefversand als verlässliche Leistung anzubieten – nicht als Sonderleistung, bei der Sie intern erst organisieren müssen wie es funktioniert. Mandanten in Hamburg, Berlin, München, Frankfurt, Köln, Stuttgart und Düsseldorf schätzen externe Dienstleister genau dafür: Dass die Dinge einfach erledigt werden.
Und wenn ein Mandant anruft und fragt, ob der Brief raus ist – Sie können es sofort bestätigen. Versandbeleg vorhanden, Datum bekannt, Zustellung planbar.
Das ist die Frage, die fast alle Büroservice-Dienstleister zuerst stellen. Die Antwort: Briefflink druckt das PDF exakt so, wie Sie es hochladen. Was im Briefkopf Ihres PDFs als Absender steht, steht auf dem Brief. Wenn der Mandant als Absender erscheinen soll, muss sein Briefkopf im PDF enthalten sein – was bei einem ordentlich aufgebauten Geschäftsbrief immer der Fall ist.
Sie versenden den Brief im Auftrag des Mandanten, nicht als Absender. Das ist der gleiche Vorgang, den früher die Poststelle im Unternehmen erledigt hat – jetzt digital, ohne eigene Infrastruktur.
Ja. Es gibt keine Einschränkung, wie viele verschiedene Absender über einen Briefflink-Account versendet werden können. Jeder Brief wird einzeln hochgeladen – mit dem jeweiligen Briefkopf des Mandanten als PDF. Der Account gehört Ihnen, die Absenderdaten stehen im PDF des Mandanten.
Exakt das, was in Ihrem PDF steht. Briefflink verändert den Inhalt nicht – kein eigenes Branding, kein Aufdruck, keine Änderung am Layout. Das gedruckte Ergebnis ist identisch mit dem, was Sie hochgeladen haben. Achten Sie also darauf, dass der Briefkopf des Mandanten vollständig und korrekt ist.
Briefe, die bis zum Einsendeschluss hochgeladen werden, gehen am nächsten Werktag in den Versand bei der Deutschen Post. Die Zustellzeit innerhalb Deutschlands liegt bei 1–3 Werktagen. Bei Einschreiben erhalten Sie einen digitalen Einlieferungsbeleg, der die Aufgabe dokumentiert.
Business-Abo für 20 Briefe im Monat – ideal für Büroservice und virtuelle Assistenzen.
Skalierbar, DSGVO-konform, ohne Drucker.