Stellen Sie sich vor: Frühjahr, Jahresabschluss-Saison. Der Steuerberater hat 80 Jahresabschluss-Anschreiben fertig. Oder der Büroservice bearbeitet gerade fünf Mandate gleichzeitig und muss für alle fünf Kunden Briefe rausschicken. Oder das mittelständische Unternehmen aus Frankfurt will 35 Bestandskunden über Preisanpassungen informieren.
In allen drei Fällen passiert dasselbe: Jemand steht am Drucker, flucht über leere Tonerpatronen, kuvertiert per Hand, klebt Briefmarken und fährt zur Post. Oder man bestellt eine Druckerei, die drei Wochen Vorlauf braucht. Oder man schickt die E-Mail, die keiner liest.
Es geht einfacher. Dieser Artikel zeigt, wie.
Klassischerweise versteht man unter Serienbrief einen personalisierten Massenbrief aus Word oder einem CRM – mit Platzhaltern, die automatisch mit Empfängerdaten befüllt werden. Das ist eine Funktion, die für große Volumen Sinn ergibt.
Im Kontext des digitalen Briefversands ist der Begriff weiter gefasst. Hier geht es um jeden Fall, in dem mehrere Briefe an unterschiedliche Empfänger verschickt werden – ob 5, 30 oder 200. Das muss kein Mail-Merge sein. Es reicht, wenn man mehrere fertige PDFs hat und diese nacheinander aufgeben will, ohne selbst zu drucken oder zur Post zu gehen.
Genau das deckt Briefflink ab: Brief für Brief hochladen, jeweils Adresse eingeben, Versand geht raus. Ohne Druckerei, ohne Postgang, ohne Vorlaufzeit.
Wer verschickt regelmäßig mehrere Briefe gleichzeitig? Mehr Branchen als man denkt:
| Versandweg | Aufwand | Vorlaufzeit | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Eigener Drucker + Post | Hoch – Druck, Kuvert, Gang zur Post | Sofort, aber zeitaufwendig | 1–5 Briefe |
| Copyshop / lokale Druckerei | Mittel – Auftrag erteilen, abholen | 1–3 Tage | 10–50 Briefe mit Gestaltung |
| Professionelle Lettershop-Druckerei | Niedrig, aber Einrichtungsaufwand | 1–3 Wochen | 500+ Briefe, regelmäßig |
| Briefflink | Niedrig – PDF hochladen, fertig | Nächster Werktag | 1–200 Briefe, flexibel |
Für das mittlere Volumen – alles zwischen 5 und 200 Briefen, unregelmäßig oder saisonal – ist Briefflink der einzige Weg, der ohne Einrichtungsaufwand, ohne Mindestmenge und ohne Vorlaufzeit funktioniert.
Der Prozess ist schneller als er klingt. Wer sich einmal eingespielt hat, schafft 20 Briefe in 15 Minuten:
Wichtig bei Einschreiben-Serien: Wer Mieterhöhungsschreiben, Mahnläufe oder fristgebundene Schreiben per Einschreiben verschickt, bekommt für jeden Brief einen separaten Einschreiben-Beleg. Das ist für die Dokumentation entscheidend – jeder Zustellnachweis ist eindeutig einem Empfänger zugeordnet. Nicht wie beim Sammelbeleg einer Druckerei, der keinen Empfängerbezug hat.
Briefflink gibt es ohne Abo für gelegentliche Einzelbriefe. Wer regelmäßig mehrere Briefe verschickt, profitiert vom Abo:
Wer für Kunden verschickt – z.B. ein Büroservice in Düsseldorf oder München, der für fünf bis zehn Unternehmen den Postausgang übernimmt – rechnet das Concierge-Abo oft schon bei zwei bis drei Kunden durch.
In Städten wie Hamburg, Berlin, München, Frankfurt, Köln, Düsseldorf und Stuttgart gibt es eine gewachsene Büroservice-Szene: Virtuelle Büros, Sekretariatsdienste, externe Assistenz. Viele dieser Dienstleister übernehmen den Postausgang für ihre Kunden. Briefflink passt genau in dieses Modell – ohne eigenen Drucker, ohne eigenen Postvertrag, trotzdem physischer Briefversand für alle Mandate.
Der Versand selbst ist bundesweit. Ob die Empfänger in derselben Stadt sitzen oder verteilt über Deutschland – macht keinen Unterschied. Die Deutsche Post übernimmt die Zustellung.
Aktuell lädt man bei Briefflink jeden Brief einzeln hoch, mit jeweils eigener Empfängeradresse. Das klingt nach Arbeit, geht aber schnell: Wer seine PDFs vorbereitet hat, braucht pro Brief nur wenige Klicks. Der Vorteil des einzelnen Auftrags: Jeder Brief hat seinen eigenen Beleg und lässt sich nachverfolgen. Für sehr große Volumina über 200 Briefe lohnt sich ein Gespräch über den Concierge-Service – dort gibt es individuelle Lösungen.
Ja, über das Concierge-Abo. Wer regelmäßig mehrere Briefe verschickt, zahlt pro Brief weniger als ohne Abo. Die genauen Konditionen sind auf der Abo-Seite einsehbar. Für Büroservice-Dienstleister, die für mehrere Kunden versenden, gibt es zudem individuelle Paketpreise – Anfrage über den Support.
Briefe, die bis 12 Uhr aufgegeben werden, gehen noch am selben Werktag in den Versand. Zustellung beim Empfänger: ein bis drei Werktage, abhängig von Region und Postlaufzeit. Innerhalb derselben Stadt oft am nächsten Tag. Für zeitkritische Briefe empfiehlt sich das Einwurf-Einschreiben – der genaue Einwurfzeitpunkt wird elektronisch erfasst und per Beleg dokumentiert.
PDF hochladen, Adresse eingeben – fertig. Nächster Werktag raus.
Concierge-Abo für regelmäßiges Briefaufkommen.